Czym jest PIM Shopify dla sklepu internetowego? Definicja i najlepsze rozwiązania

Ekscytacja sięga zenitu. Właśnie ogłaszasz zespołowi, że firma jest gotowa na rozpoczęcie międzynarodowej ekspansji w nadchodzącym roku. Kwestie lokalizacji i walut? To przecież tylko część wyzwania. Na liście priorytetów powinno znaleźć się także zarządzanie informacjami o produktach, czyli PIM.

„Założymy po prostu kolejny sklep i będzie z głowy” – rzuca jeden z menedżerów e-commerce.

Na to odzywa się menedżer produktu: „A jak zamierzamy zarządzać danymi o produktach, których będzie trzy razy więcej, i koordynować to wszystko bez logistyki zewnętrznej?”

Być może już to znasz.

Od początku było jasne, że ręczne zarządzanie danymi produktowymi szybko stanie się uciążliwe, dlatego zapadła decyzja o wdrożeniu zautomatyzowanego systemu. Ekspansja zagraniczna została rozpoczęta, ale od tego momentu minął już rok i sytuacja zaczyna robić się poważna. Niezależnie od tego, czy ten scenariusz odzwierciedla aktualne wyzwania, czy dopiero zapowiada nadchodzące problemy, to dobry moment, by przyjrzeć się, jak wygląda zarządzanie informacjami o produktach i sposób ich wdrażania.

Nie tylko Ciebie to dotyczy. Dobrze zaprojektowany system PIM pomaga utrzymać spójność danych produktowych, ograniczyć błędy i przygotować firmę na większą skalę sprzedaży, nowe kanały oraz bardziej złożone procesy logistyczne.

Co to jest system zarządzania informacjami o produktach (PIM)?

System PIM, czyli zarządzania informacjami o produktach, służy do organizowania i kontrolowania danych produktowych wykorzystywanych w działaniach marketingowych i sprzedażowych prowadzonych przez różne kanały. Zbiera informacje z różnych źródeł i centralizuje je w jednym miejscu.

Dzięki interfejsowi systemu PIM Ty i Twój zespół możecie w jednym czasie edytować i zarządzać wszystkimi informacjami o produktach, takimi jak numery referencyjne, oznaczenia katalogowe, dane SKU, zdjęcia, materiały wideo, tłumaczenia, lokalizacje czy dokumentacja.

PIM pozwala na przekazywanie spójnych danych produktowych różnym interesariuszom, od wewnętrznych zespołów operacyjnych po dostawców, producentów, hurtowników i klientów.

Wiele firm decyduje się na wdrożenie takiego systemu, gdy mają do obsługi tysiące produktów, jednak nawet sklepy z ograniczonym asortymentem mogą z powodzeniem zainwestować w PIM. Nawet przy niewielkiej liczbie produktów mogą występować liczne warianty i opcje personalizacji. A jeśli firma rozwija się międzynarodowo, często zakłada wiele sklepów w ramach procesu lokalizacji.

W strategiach unified commerce, w których kanały sprzedaży, operacje i doświadczenia klientów są połączone w jeden spójny system, PIM odgrywa szczególnie ważną rolę. Staje się jednym źródłem informacji o produktach dla sklepu internetowego, punktów sprzedaży stacjonarnej, portali B2B, platform sprzedażowych i innych kanałów.

Dzięki temu klient widzi te same, aktualne dane niezależnie od tego, jak kontaktuje się z marką. Osoba sprawdzająca produkt online powinna mieć dostęp do tych samych specyfikacji, opisów i materiałów, które może zobaczyć sprzedawca w sklepie stacjonarnym w systemie POS.

Korzyści z wdrożenia rozwiązania PIM

Scentralizowane dane produktowe

Zamiast przechowywać informacje o produktach w arkuszach kalkulacyjnych, osobnych bazach danych i różnych systemach działowych, PIM łączy je w jednym miejscu. Opisy, ceny, zdjęcia, specyfikacje techniczne, materiały marketingowe i dane dostawców są dostępne w jednym systemie.

To ułatwia pracę zespołom, zwłaszcza gdy firma oferuje tysiące produktów, wiele wariantów albo kilka kanałów sprzedaży jednocześnie.

Oszczędność czasu dzięki zmniejszeniu ręcznego wprowadzania danych

Jedną z najbardziej zauważalnych zalet PIM jest oszczędność czasu i wyeliminowanie ręcznego wprowadzania danych oraz uciążliwego poprawiania błędów, które często spowalniają pracę zespołu.

W swojej książce Zarządzanie informacjami o produktach: teoria i praktyka, Abraham Jorji pisze:

„Z danych przedstawionych przez firmę Goodmasters wynika, że rocznie poświęca się średnio 25 minut na ręczne porządkowanie danych przypadających na jeden SKU, co zajmuje tylko 4 minuty przy automatycznej synchronizacji. Innymi słowy, 20 miesięcy roboczych na 10 000 SKU!”

Jorji cytuje również: „Przed wprowadzeniem systemu PIM mniej niż 17% pracowników w firmach produkcyjnych spędzało mniej niż 2 godziny tygodniowo na wyszukiwaniu produktów. Po wdrożeniu ten odsetek wzrósł do 36%. W przypadku sprzedawców detalicznych ten odsetek wzrósł z 47% do 58%”.

Spójne, precyzyjne informacje

Z perspektywy operacyjnej i finansowej korzyści płynące z wdrożenia systemu PIM są znaczące:

„Aberdeen w swoich badaniach zauważa 67% spadek kosztów pracy. Podobnie Yankee Group informuje o wzroście wydajności pracowników o 20%” – pisze Jorji.

„Jednak w naszych własnych studiach przypadków nie widzimy oszczędności kosztów. Chociaż powyższe redukcje kosztów są ważne, w rzeczywistości wprowadzenie systemu PIM rzadko zmniejsza koszty operacyjne. Oszczędności kosztów są zazwyczaj bezpośrednio inwestowane w tworzenie lepszych i bardziej kompletnych informacji o produktach i/lub wspieranie strategii long tail” – dodaje.

Dzieje się tak, ponieważ większość firm pracuje z ogromną ilością niepoprawnych danych. River Sand Solutions szacuje, że w branży farmaceutycznej, zarówno u producentów, dystrybutorów, jak i dostawców, poziom błędów w danych sięga 30%, co stało się niejako standardem rynkowym.

I to jeszcze nie wszystko.

Jorji podkreśla, że ten problem dotyczy wszystkich danych, cytując statystykę przedstawioną przez AT Kearney: „30% wszystkich danych artykułów od hurtowników i producentów zawiera przynajmniej jeden błąd. Szacuje się, że koszt korekty wynosi od 60 EUR do 80 EUR (ok. 270–360 zł) za produkt”.

„Przez większość czasu dane są pomieszane, mają złożony charakter, znajdują się w wielu miejscach i są niespójne” – komentuje jakość danych Jon Marsella, założyciel i dyrektor generalny Jasper Studios.

Owszem, Twój zespół może zaoszczędzić czas, ograniczając ręczne wprowadzanie danych, ale zaoszczędzone godziny zostają przeznaczone na ich oczyszczanie. Dzięki PIM, który porządkuje wszystkie informacje w jednym miejscu, nowym zadaniem zespołu staje się dążenie do tego, by dane były możliwie najdokładniejsze.

Dostępność danych w wielu kanałach

Jeśli sprzedajesz przez sklep internetowy, kanały B2B, platformy sprzedażowe lub stacjonarnie, PIM dostarczy właściwe informacje produktowe do każdego z tych miejsc. Jest to szczególnie ważne przy ekspansji na nowe rynki, bo nie trzeba odtwarzać danych produktowych od zera dla każdego kanału.

Dobrze skonfigurowany system może pomagać w dostosowywaniu miar, języków, wariantów treści i innych elementów do wymagań konkretnych rynków.

Lepsza automatyzacja

PIM usprawnia operacje dzięki automatyzacji zadań, które w innym przypadku wymagałyby ręcznego kopiowania i poprawiania danych. Przy wprowadzaniu produktów na nowy rynek system może pomóc przygotować katalog pod konkretny region, bez żmudnej aktualizacji każdego rekordu osobno.

Może też formatować treści produktowe pod różne kanały sprzedaży. Dzięki temu zespół poświęca mniej czasu na przenoszenie informacji między systemami, a więcej na poprawę opisów, materiałów marketingowych i jakości danych.

Lepsza obsługa klienta

Gdy zespoły obsługi klienta mają szybki dostęp do dokładnych informacji o produktach, mogą sprawniej odpowiadać na pytania dotyczące specyfikacji, kompatybilności, dostępności czy wariantów.

To przekłada się na krótszy czas reakcji, większą precyzję odpowiedzi i mniej zwrotów wynikających z rozbieżności między informacją produktową a rzeczywistym artykułem.

Oszczędności wynikające z usprawnienia logistyki

Wraz ze wzrostem dokładności danych pojawiają się realne oszczędności kosztów, które stanowią zwrot z inwestycji w system PIM. Jak podaje Heiler (cytowany przez Jorji), firmy, które wdrożyły PIM, odnotowują nawet do 23% mniej zwrotów produktów.

„W przypadku firm, które wdrożyły PIM, poprawa wyników biznesowych wynosi średnio 25% rocznie. Dostawcy również dostrzegają wpływ PIM i będą wykorzystywać swoją strategię IT w zakresie PIM, aby wyróżnić się wśród sprzedawców jako preferowani partnerzy, którzy mogą pochwalić się imponującymi sukcesami w łańcuchu dostaw” – stwierdził Kosin Huang, starszy analityk Yankee Group.

Dzięki PIM firma Procter&Gamble odkryła, że 3,6% jej zamówień zawierało przestarzałe produkty. Z kolei Johnson&Johnson ustalił, że błędne dane produktowe doprowadziły do 2,5% braków magazynowych u ich największego partnera detalicznego, firmy Walmart.

Oba przypadki są rzeczywistymi przykładami tego, jak PIM może przyczynić się do poprawy funkcjonowania firmy.

Ważne funkcje PIM

Wybierając system PIM dla swojej firmy, warto zwrócić uwagę na kilka kluczowych kwestii, które pozwolą ocenić, czy dane rozwiązanie rzeczywiście spełni oczekiwania.

Każdy system, w który warto zainwestować, powinien oferować przynajmniej część, a najlepiej wszystkie z poniższych funkcji:

• możliwość ręcznego i automatycznego zbierania informacji o produktach
• obsługę wielu SKU
• opcję dostosowywania pól dla danych produktowych, takich jak opisy, atrybuty, rozmiary i inne
• zarządzanie substytutami, częściami zamiennymi i akcesoriami
• automatyzację procesów i przepływu pracy
• możliwość tworzenia i przechowywania treści marketingowych powiązanych z konkretnymi produktami
• integrację z CMS, IMS, ERP, firmami logistycznymi 3PL oraz pozostałymi elementami ekosystemu e-commerce
• elastyczne przepływy pracy dopasowane do różnych działów i etapów łańcucha dostaw

Jeśli firma oferuje szeroką gamę produktów albo pracuje z różnorodnymi typami asortymentu, system PIM jest praktycznie niezbędny. Umożliwia znaczne ograniczenie ręcznego wprowadzania danych i pozwala uniknąć błędów, zwłaszcza w sytuacjach, gdy zarządzanie dużą liczbą SKU staje się coraz bardziej wymagające.

PIM a gotowość danych do kanałów sprzedaży

Funkcje i integracje są ważne, ale działają najlepiej wtedy, gdy dane produktowe są dokładne i gotowe do publikacji w konkretnych kanałach. Samo wdrożenie PIM nie rozwiązuje problemu, jeśli system przekazuje do platform sprzedażowych, detalistów lub sklepów dane, które nadal powodują błędy w ofertach.

Gotowość kanałowa oznacza, że każdy rekord produktu spełnia wymagania danego miejsca docelowego, zanim zostanie do niego wysłany. W sklepie Shopify mogą być potrzebne inne dane niż na platformie sprzedażowej, a portal dla kupujących hurtowych może wymagać jeszcze innego rodzaju informacji.

Jak wyglądają dane produktowe gotowe do kanału w 2026 roku?

Każdy kanał sprzedaży ma własne wymagania dotyczące danych. Platforma sprzedażowa może wymagać innego zestawu atrybutów niż sklep internetowy. Portal dla kupujących hurtowo może wymagać jeszcze innego układu informacji. Oferta, która działa w jednym kanale, może zostać odrzucona albo ukryta w innym, jeśli brakuje w niej obowiązkowych pól.

W 2026 roku wymagania te stają się coraz bardziej szczegółowe. Platformy sprzedażowe częściej egzekwują szczegółowe schematy atrybutów, a detaliści wymagają obok standardowych specyfikacji produktów również danych dotyczących zrównoważonego rozwoju i zgodności z przepisami.

Przykładem jest unijne rozporządzenie Ecodesign for Sustainable Products Regulation (ESPR), które w przypadku wybranych kategorii produktów wprowadza cyfrowe paszporty produktów. Łączą one fizyczne towary z uporządkowanymi rekordami cyfrowymi, między innymi za pośrednictwem standardów takich jak GS1 Digital Link.

Twój PIM powinien obsługiwać takie wymagania. Powinien umożliwiać tworzenie widoków danych dopasowanych do konkretnych kanałów, tak aby każde miejsce docelowe otrzymywało właściwe atrybuty we właściwym formacie, bez konieczności ręcznego poprawiania danych przy każdej publikacji.

Najczęstsze problemy

Nawet dobrze wdrożone systemy PIM mogą generować dane, które zawodzą na poziomie kanału sprzedaży. Najczęściej problem pojawia się w kilku obszarach:

• brak wymaganych atrybutów: platforma sprzedażowa odrzuca ofertę, bo obowiązkowe pole, na przykład skład materiału albo kraj pochodzenia, nie zostało uzupełnione
• niezgodne taksonomie: wewnętrzne kategorie produktów nie pokrywają się z drzewem kategorii detalisty, przez co oferty trafiają do niewłaściwych sekcji albo nie pojawiają się w wyszukiwarce
• niespójne dane wariantów: rozmiary i kolory są zapisywane inaczej w różnych kanałach, na przykład „S / M / L” zamiast „Small / Medium / Large”, co może powodować duplikaty albo wymuszać ręczne poprawki
• konflikty w treściach lokalizowanych: tłumaczenia istnieją, ale nie są przypisane do właściwego rynku, na przykład wersja kanadyjska po francusku trafia na rynek francuski w Europie

Rozwiązaniem jest zarządzanie jakością danych na poziomie PIM. System powinien egzekwować reguły kompletności dla każdego kanału, mapować wewnętrzne taksonomie na zewnętrzne oraz weryfikować dane wariantów przed ich publikacją. Jeśli zespół regularnie poprawia oferty już po ich wysłaniu, jest to sygnał, że PIM nie został wystarczająco dobrze dostosowany do wymagań poszczególnych kanałów sprzedaży.

Najlepsze oprogramowanie PIM

Jasper PIM

Jasper PIM centralizuje wszystkie kluczowe informacje o produktach w jednym, zaawansowanym systemie. Po stronie klienta przechowuje zdjęcia, filmy i materiały marketingowe związane z każdym produktem, a w tle gromadzi dane o dostawcach, stanach magazynowych i kategoriach.

Jako aplikacja zintegrowana z Shopify, Jasper płynnie współpracuje z tą platformą i oferuje rozbudowane funkcje dostosowane do potrzeb sklepów Shopify, takie jak ulepszona wyszukiwarka czy automatyczna dystrybucja produktów bezpośrednio do sklepu.

Z pomocą Jaspera możesz:

• oferować te same produkty w różnych językach, pod różnymi markami i w wielu witrynach
• automatycznie dodawać produkty na różne platformy e-commerce
• planować aktualizacje treści produktów i promocje cenowe
• porządkować produkty wraz z pełną oprawą graficzną

Cena: od 999 USD/miesiąc (ok. 4000 zł). Dostępny jest bezpłatny okres próbny.

Akeneo

Akeneo to zaawansowany system do zarządzania informacjami o produktach, stworzony z myślą o uporządkowaniu i wzbogaceniu całego katalogu produktowego. Zaprojektowano go tak, aby wspierał różne modele sprzedaży – od bezpośredniej sprzedaży konsumenckiej, przez opcję „kliknij i odbierz”, aż po wysyłkę ze sklepu stacjonarnego.

Akeneo działa jako oprogramowanie SaaS typu open source, co oznacza, że dostępnych jest kilka modeli cenowych dostosowanych do różnych etapów rozwoju firmy. Wśród nich znajduje się bezpłatna wersja Community Edition, którą można zainstalować lokalnie, choć wymaga to pewnej wiedzy technicznej. Dostępna jest również wersja zarządzana w chmurze.

Darmowa edycja oferuje podstawowe funkcje systemu PIM, natomiast płatne wersje Growth i Enterprise zapewniają między innymi:

• hosting w chmurze
• automatyzację i zarządzanie
• narzędzia do poprawy jakości danych
• tłumaczenia i jednostki dostosowane do różnych rynków
• narzędzia do zarządzania dostawcami

Cena: dostępna jest darmowa wersja Community Edition do samodzielnej instalacji. Ceny wersji zarządzanych zależą od wielkości katalogu i wymagań firmy.

Plytix

Plytix to system stworzony z myślą o pracy zespołowej, który zapewnia wszystkim dostęp do właściwych informacji o produktach dokładnie wtedy, gdy są potrzebne. Niezależnie od tego, czy chodzi o dostawy, logistykę, sprzedaż czy marketing, każdy ma jasny obraz statusu i specyfikacji produktów, jeśli korzysta z Plytix.

Zespół stojący za tym rozwiązaniem kładzie duży nacisk na estetykę i intuicyjność interfejsu. Oprogramowanie wyróżnia się przejrzystym designem i łatwością obsługi, co w świecie systemów e-commerce dla biznesu wciąż nie jest normą.

Wśród najważniejszych funkcji Plytix znajdują się:

• nieograniczona liczba użytkowników
• zaawansowane filtry i skuteczne wyszukiwanie
• zarządzanie zasobami cyfrowymi
• API do niestandardowych integracji
• elastyczne zarządzanie wariantami

Cena: dopasowywana indywidualnie, między innymi na podstawie liczby SKU, wdrożenia i dodatków.

Sales Layer

Sales Layer to oparty na chmurze system zarządzania informacjami o produktach, stworzony z myślą o osobach zajmujących się marketingiem produktowym. To wyjątkowo przyjazna użytkownikowi platforma PIM, która ma na celu poprawę doświadczeń klientów poprzez dostarczanie precyzyjnych treści i danych produktowych.

Jednym z kluczowych elementów Sales Layer jest rozbudowany moduł analityczny. Umożliwia on ocenę jakości informacji w katalogu, dzięki czemu łatwo wychwycić braki lub błędy w danych, co jest szczególnie cenne przy rozbudowanym i zróżnicowanym asortymencie.

Wśród głównych funkcji platformy znajdują się:

• aktualizacje danych w czasie rzeczywistym
• raporty dotyczące statusu katalogu
• zarządzanie zasobami cyfrowymi
• projektowanie i zarządzanie przepływem pracy

Cena: ustalana indywidualnie na życzenie.

Catsy

Catsy to intuicyjna platforma do zarządzania danymi o produktach, która szczególnie dobrze sprawdza się przy tworzeniu katalogów. Dzięki rozbudowanym możliwościom konfiguracji bazy danych można z łatwością przygotować ulotki, cenniki, karty specyfikacji, katalogi i inne materiały. Kreatory importu znacznie upraszczają dodawanie nowych produktów i treści, eliminując konieczność ręcznego wprowadzania danych.

Choć Catsy jest skierowana głównie do sklepów stacjonarnych i operacji wysyłkowych, może być również pomocna w środowisku e-commerce, szczególnie gdy do zarządzania jest duży asortyment i zależy nam na porządku.

Do najważniejszych funkcji należą:

• automatyczne tworzenie katalogów
• gotowe szablony
• możliwość dostosowywania stylu katalogów
• wykorzystanie danych produktowych w różnych materiałach marketingowych
• obsługa wielu formatów i typów danych
• świetna obsługa klienta

Cena: ustalana indywidualnie na życzenie.

Salsify

Salsify to system PIM, który dostarcza dane o produktach do całej tzw. „cyfrowej półki”, czyli wszystkich punktów styku, z którymi spotyka się konsument na ścieżce zakupowej. Twórcy Salsify podkreślają, że „informacje o produktach to nowa marka”, a ich jakość ma kluczowe znaczenie dla budowania pozytywnego doświadczenia klienta.

Z tego powodu Salsify nie określa swojego rozwiązania wyłącznie jako PIM, ale jako ProductXM, czyli system do zarządzania doświadczeniem produktu. Jest to jedno z bardziej zaawansowanych narzędzi na rynku, skierowane przede wszystkim do dużych producentów, marek, detalistów i dystrybutorów.

Najważniejsze funkcje to:

• rozbudowane narzędzia do tworzenia treści z możliwością korzystania z niestandardowych szablonów
• uproszczony import danych
• automatyzacja zarządzania informacjami produktowymi
• utrzymywanie spójnych standardów jakości danych w całym systemie
• bezpieczna architektura SaaS z regularnymi aktualizacjami

Cena: ustalana indywidualnie na życzenie.

Jak ocenić system PIM?

Wybór systemu PIM nie powinien sprowadzać się wyłącznie do listy funkcji. Liczy się również to, jak szybko zespół będzie w stanie zacząć korzystać z narzędzia, jak dobrze system połączy się z istniejącą infrastrukturą i czy poradzi sobie z przyszłym wzrostem katalogu.

Przy ocenie rozwiązania zwróć uwagę na następujące obszary:

• łatwość wdrożenia i onboardingu: zespół będzie potrzebował szkoleń, wsparcia i jasnego planu migracji danych. Warto wybierać dostawców, którzy przedstawiają realistyczny harmonogram wdrożenia i zapewniają materiały szkoleniowe
• integracje z siecią partnerów: PIM powinien sprawnie łączyć się z platformą e-commerce, systemem zarządzania zapasami, narzędziami marketingowymi i innymi kluczowymi elementami stosu technologicznego
• synchronizacja danych w czasie rzeczywistym: zmiany w informacjach produktowych powinny szybko pojawiać się w kanałach sprzedaży. Sprawdź też, jak system obsługuje błędy synchronizacji
• ograniczenia dostawcy: niektóre systemy ograniczają liczbę produktów, użytkowników albo kanałów sprzedaży i marketingu. Limity te powinny odpowiadać obecnym potrzebom oraz planom rozwoju
• sposób pozyskiwania informacji produktowych: system powinien ułatwiać import danych od dostawców i producentów w różnych formatach, a także pomagać w ich walidacji i standaryzacji

Zarządzanie jakością danych i kontrola procesów

Poza podstawowymi funkcjami i integracjami ważne jest również to, jak PIM wspiera zarządzanie jakością danych. Ma to coraz większe znaczenie wraz ze wzrostem katalogu oraz zaangażowaniem większej liczby zespołów, dostawców lub agencji zewnętrznych w tworzenie informacji produktowych.

Szukaj takich możliwości jak:

• ocena kompletności: system powinien oznaczać produkty, którym brakuje wymaganych atrybutów, zanim zostaną opublikowane w kanale sprzedaży
• reguły walidacji: warto mieć możliwość ustawienia standardów, takich jak limity znaków w tytułach, dopuszczalne wartości kolorów czy wymagane wymiary zdjęć dla danego kanału
• przepływy akceptacji: wieloetapowe procesy weryfikacyjne kierują rekordy produktowe do właściwych osób przed publikacją, co jest szczególnie ważne przy pracy z dostawcami i agencjami
• uprawnienia oparte na rolach: merchandiser może edytować opis produktu, ale nie może zmieniać ceny, a dostawca może przesłać dane, ale nie może publikować ich samodzielnie
• historia zmian i wersjonowanie: PIM powinien pokazywać, kto zmienił dane, co zostało zmienione i kiedy. To pomaga rozwiązywać problemy oraz spełniać wymagania dotyczące zgodności
• obsługa procesów lokalizacji: dobry system powinien wspierać tłumaczenia, jednostki miary i treści przypisane do konkretnych rynków, zamiast traktować lokalizację jako ręczny dodatek na końcu procesu

Czym różni się PIM od DAM i CRM?

Główna różnica między systemem PIM, DAM i CRM polega na rodzaju danych, którymi się zajmują.

CRM zarządza informacjami o klientach

CRM, czyli system zarządzania relacjami z klientami, służy do gromadzenia i organizowania informacji o klientach. Zawiera dane z całego cyklu relacji z klientem, od momentu pozyskania go jako leada aż po dokonanie zakupu i budowanie lojalności. Jego głównym celem jest lepsze zrozumienie klientów i wzmacnianie relacji z nimi.

PIM zarządza informacjami o produktach

PIM skupia się wyłącznie na produktach. To system zaprojektowany do przechowywania i zarządzania wszystkimi informacjami dotyczącymi asortymentu. Zawiera dane techniczne, opisy, treści marketingowe, metadane, informacje o wariantach, kategoriach i wiele innych. Jego zadaniem jest stworzenie jednego, spójnego źródła informacji o każdym produkcie, z którego mogą korzystać inne systemy, na przykład strony produktowe w sklepie internetowym.

DAM zarządza zasobami cyfrowymi

DAM, czyli system zarządzania zasobami cyfrowymi, służy do przechowywania, porządkowania i udostępniania plików, takich jak zdjęcia, filmy, dokumenty i inne materiały multimedialne. Działa jak centralna biblioteka zasobów, zazwyczaj wyposażona w metadane, informacje o prawach do wykorzystania materiałów oraz funkcję kontroli wersji.

CRM, PIM i DAM mogą funkcjonować równolegle, wzajemnie się uzupełniając. Wszystkie należą do szerszej kategorii MDM (Master Data Management), czyli zarządzania danymi głównymi w firmie. PIM może pobierać zdjęcia produktów z DAM, przekazywać specyfikacje do sklepu internetowego, a CRM może korzystać z tych danych, aby zespoły sprzedaży miały pełniejszy kontekst podczas rozmów z klientami.

Celem takiego ekosystemu jest utrzymanie osobnych, ale połączonych źródeł informacji: CRM odpowiada za dane klientów, PIM za dane produktowe, a DAM za zasoby cyfrowe.

Czy Shopify to system PIM?

Shopify nie jest systemem PIM, choć bardzo dobrze integruje się z tego typu rozwiązaniami.

To kompleksowa platforma e-commerce, która umożliwia prowadzenie i rozwój sklepu internetowego oraz obsługę danych związanych z operacjami sprzedażowymi, takich jak profile klientów, zamówienia i informacje produktowe. PIM pełni jednak inną rolę: jest nadrzędnym systemem zapisu dla danych produktowych, który je porządkuje, wzbogaca i dystrybuuje do różnych kanałów.

Jeśli Twoja strategia omnichannel wymaga zarządzania złożonymi danymi produktowymi w wielu sklepach, na platformach sprzedażowych i w systemach retailowych, PIM może dostarczać do Shopify czyste, dokładne informacje. Shopify następnie prezentuje je klientom, zespołom sprzedaży i innym podmiotom operacji handlowej.

Shopify nie zostało zaprojektowane jako narzędzie do kompleksowego zarządzania treściami produktowymi. Jeśli prowadzisz sprzedaż wielokanałową i potrzebujesz zarządzać różnymi wersjami zdjęć, filmów czy metadanych, przesyłanymi do różnych punktów sprzedaży, inwestycja w system PIM będzie dobrym krokiem.

Jeśli już korzystasz z Shopify i rozważasz wdrożenie PIM, warto przetestować jedno z opisanych wcześniej rozwiązań.

PIM jest zbyt często upraszczany

Już na początku pracy nad tym artykułem jeden z moich współpracowników ostrzegał: „Większość ludzi podchodzi do PIM z ograniczoną perspektywą. Nie chcemy upraszczać problemu trywialnym artykułem”.

I trudno się z tym nie zgodzić.

„Kiedy firmy próbują wdrożyć PIM samodzielnie, myślę, że naprawdę nie rozumieją, jak daleko i jak głęboko zintegrowany jest zasięg ich produktów oraz ile procesów ręcznych używają” – zauważa Jon Marsella z Jasper.

„Nie przewidują, ile pracy wiąże się z integracją z tymi rzeczami. Większość naszych klientów i potencjalnych klientów, których spotykamy, ma produkty rozproszone w wielu miejscach. Czasami jest ich kilkanaście i różne działy nimi zarządzają” – dodaje Marsella.

To dotyczy organizacji każdej wielkości. „Nawet mniejsze organizacje mogą niedoszacować kilku rzeczy. Na przykład liczby punktów styku, które są potrzebne, aby Twój PIM był skuteczny, aby naprawdę stał się sercem operacji, co w naszej opinii jest najlepszym podejściem, jeśli chodzi o architekturę” – wyjaśnia Marsella.

Lista wyzwań jest długa: taksonomie produktów, mapowanie danych, złożoność relacji między produktami nadrzędnymi i podrzędnymi, zestawy produktowe, zniżki. Do tego dochodzą ograniczenia narzucone przez platformy sprzedażowe, takie jak eBay czy Amazon.

„Kiedy firmy wdrażają własne systemy PIM, muszą również zastanowić się, jak zintegrować z nimi wszystkie punkty styku i połączenia. To może być droga przez mękę” – ostrzega Marsella.

PIM nie jest jedynie rozwiązaniem technologicznym problemów organizacyjnych. Aby wdrożenie zakończyło się sukcesem, trzeba dokładnie przemyśleć sposób, w jaki firma zarządza przepływem informacji. To proces, który wystawi na próbę komunikację i współpracę wewnątrz zespołu.

Can A. Dogan, główny specjalista w Ernst & Young, pisał w Supply Chain Quarterly o skłonności firm do przeceniania roli technologii w realizacji celów związanych z zarządzaniem zapasami:

„W wielu branżach można znaleźć firmy, które zbagatelizowały kluczowe kwestie, takie jak procesy, zasady, umiejętności interpersonalne, struktura organizacyjna, jakość danych, wskaźniki, analityka i raportowanie, skupiając się przede wszystkim na wdrożeniu technologii. Często kończy się to sytuacją, w której firmy zostają obciążone systemami, które w najlepszym przypadku nigdy nie są w pełni wykorzystywane, a w najgorszym z czasem zostają po prostu porzucone” – zauważa.

Zadbaj o to, by Twoja firma nie podzieliła ich losu.

PIM jako czynnik napędzający wydajność biznesową

Wiele osób postrzega system PIM jako koszt, który należy ograniczyć do minimum. Biorąc pod uwagę skalę oszczędności wynikających z dokładnych i spójnych danych produktowych, takie podejście może wydawać się uzasadnione.

Jednak PIM pokazuje swój pełny potencjał dopiero wtedy, gdy przestaje być traktowany wyłącznie jako narzędzie wspierające łańcuch dostaw, a zaczyna być postrzegany jako rozwiązanie realnie napędzające rozwój biznesu.

Jak wcześniej zauważył Jon Marsella, korzyści płynące z wdrożenia PIM to m.in. możliwość ekspansji na rynki i segmenty, które wcześniej były poza zasięgiem firmy, czy znaczne skrócenie czasu wprowadzania produktów na rynek (średnio 4 razy szybciej). PIM może również usprawniać proces sprzedaży, zapewniając wszystkim zespołom oraz partnerom szybki dostęp do potrzebnych dokumentów i materiałów, a także wspierać działania marketingowe dzięki automatyzacji kampanii promocyjnych i obecności w mediach społecznościowych.

Wraz z rozwojem sprzedaży online rośnie znaczenie uporządkowanych danych produktowych, gotowych do publikacji w wielu kanałach. Tradycyjne globalne premiery produktów potrafią trwać tygodniami lub miesiącami, podczas gdy nowoczesne procesy oparte na PIM, coraz częściej wspierane automatyzacją i AI, mogą wyraźnie skrócić ten czas.